仕事ができる人ほど｢メール返信が早い｣は本当か しかも何度もやり取りしないよう工夫している

日本的な働き方の常識を捨てない限り、仕事の効率化は進まないといいます（写真：y.uemura／PIXTA）

「メールに時間を取られる」というのは、ビジネスマンに共通した悩みです。同じ相手と、何度もやり取りを繰り返す人も珍しくありません。それが毎日の仕事を忙しくしている原因の1つになっています。

メールを受信したら、可能な限り早く返信するのがマナーですから、仕事ができる人は素早い返信を心がけていますが、早く返信するだけでは、メールにかかる時間は短くなりません。文面を書いて送る→相手の返信を読む→また文面を書く……という作業は同じですから、その手間を省く必要があります。

メールは何度もやりとりしない

ビジネスマンの多くが「メールとは、相手と何度もやり取りするものだ」と思い込んでいますが、超一流はその固定観念を否定しています。相手と何度もメールのやり取りするのは時間のムダと考えて、できるだけ一度で済ませるような工夫をしているのです。

一通のメールには、その先に想定できることがいくつも隠れていますから、先回りして返信することで、ムダなやり取りを避けています。「この案件はどうしましょうか？」と部下や後輩から相談メールが来たら、超一流は「それはこうしよう」と返信するだけでなく、その後の展開を予想して、明確な指示を付け加えます。

「先方にこう言われたら、こう伝えてほしい。こっちにこう聞かれたら、こうやりましたと伝えるために、先に資料を送っておくといいね」
対応策を先に伝えておけば、その後は報告を受けるだけで済むのです。