数億人ものユーザーたちが毎日のように使っているグーグルの文書作成アプリ「Google ドキュメント」。画面を開いてすぐ入力を始められるシンプルさの裏側には、使い勝手のいい多くの機能とツールが存在している。そうした機能の数々を活用することで、Google ドキュメントは生産性の向上とワークフローの改善を助けてくれるはずだ。
そのなかでも、今回は特に人気の機能をいくつか紹介したい。Google ドキュメントを使いこなし、いまより短時間で多くの成果を上げる技が必ず見つかるはずだ。
文章を読み上げてテキストに変換するやり方は、人によって向き不向きがある。それでも一度は試してほしいのが、Google ドキュメントの音声入力機能だ。「ツール」メニューから「音声入力」を選ぶだけですぐに始められる。キーボードのショートカットは、WindowsならCtrl+Shift+S、macOSではCommand（⌘）+Shift+Sで利用できる。
画面に現れるマイクのボタンをクリックして、音声での入力を始めよう。話す内容が文字としてブラウザーの画面に書き出されていくはずだ。編集や補足が必要なら、続けてキーボードから入力することもできる。マイクボタンを再びクリックすると、読み上げモードはオフになる。
音声を使ってできることは、思いのほか多い。例えば「Select paragraph（段落を選択）」や「Go to the end of the line（行の末尾に移動）」といったコマンドが使用可能だ（英語のみ）。ほかにも編集や書式設定のためのさまざまな音声コマンドが用意されている。利用できるコマンドは、ここから確認可能だ。
Google ドキュメントで新しい文書をすぐに作成したいときは、ブラウザーのアドレスバーに「docs.new」と入力して「Enter」キーを押すだけでいい。さらに手間を省きたいなら、デスクトップにショートカットを作成するか、ブラウザーのブックマークにリンク先として登録しておくといいだろう。
Google ドキュメントの「ツール」メニューから「設定」を選び、「置換」に切り替える。表示されるリストには、入力するとGoogle ドキュメントが自動的にもう一方の文字に置き換えてくれる文字のペアが並んでいる。
自分専用の置換候補を設定するには、リストのいちばん上にある「置換」と「置換後」のボックスを使う。すでに設定されている内容を修正したり、リストの右側にある「×」マークをクリックしてボックスごと削除したりもできる。左側のチェックボックスからは、置換機能の有効と無効を切り替えることも可能だ。
置換機能の使い方はユーザー自身が決めていい。ハイフンふたつ（--）をエムダッシュ（—）に置き換えたり、間違いやすい単語のつづりを訂正したり、短く省略された文字列を普通の長い文章に変換したりするなど、あらゆる使い方が可能だ。
Google ドキュメントは、グーグルのメールサービス「Gmail」と連携している。Gmailのメール文をGoogle ドキュメントで作成し、そのままGmailから送信できるのだ。Google ドキュメントの画面で「挿入」を選び、「構成要素」から「メールの下書き」に進むと入力を開始できる。
宛先欄に「@」を入力するだけで登録アドレスから送信先を選べるうえ、本文フィールドにメールの文章を入力できる。準備ができたら画面左側にあるメールの青いアイコンをクリックすると、Gmailの下書き画面が新たに表示される。
標準でGmailに用意されている書式が気に入らなければ、無理に使い続ける必要はない。レイアウトや書式設定のオプションから最適な仕様に変更しよう。
フォントも変更可能な要素のひとつだ。フォントリストのドロップダウンメニューの先頭にある「その他のフォント」を選ぶと、新しいフォントを追加できる。ほかにも、ツールバーの「ズーム」のドロップダウンメニューのようなオプションがいくつか用意されている。
また「ファイル」メニューから「ページ設定」に進み、「ページ分けなし」形式を選ぶと、ファイル全体をページ区切りのない1枚の長い文書のようなスタイルに変更できる。
テンプレートがもたらす時間節約の効果を侮ってはならない。なかには自由度の低いものや制約の多いものもあるが、テンプレートがあればすぐに書類作成を始められることは確かだろう。
「ファイル」メニューから「新規作成」を選び、「テンプレートから作成」へと進めば選択肢がいくつも表示される。
Google ドキュメントと連携しているグーグルのサービスのひとつが、ビデオ会議アプリ「Google Meet」だ。理由は言うまでもないが、いまやビデオ会議は以前よりはるかに日常的なものになっている。グーグルはこの状況に応えるため、Google ドキュメントの画面右上にGoogle Meetのアイコンを追加した［編註：2022年4月以降、一部ユーザーから提供開始］。
Google MeetのアイコンはGoogle ドキュメントで文書を開いている間は常に表示されている。アイコンをクリックし、「新しいミーティングを開始」を選べばビデオ会議を始められる。ただし、開いていた文書は会議中もそのまま画面に表示され、ほかの参加者全員がその内容を見ることができる。
（WIRED US/Translation by Mitsuko Saeki/Edit by Daisuke Takimoto）
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